Datenschutzhinweis zum Whistleblowing-Meldekanal von JOT Automation
1. Verantwortlicher
JOT Automation Oy
Nuottasaarentie 5
90400 Oulu, Finnland
2. Kontaktinformationen des für die Verarbeitung Verantwortlichen
Name: Sirkka Ikonen
Telefon: +358 40 301 5055
E-Mail: sirkka.ikonen@jotautomation.com
3. Beschreibung der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Meldekanals
Über den Meldekanal kann jede Person vermutete oder festgestellte Missstände in der Organisation melden. Die Meldung ist anonym. Das System verarbeitet nur die personenbezogenen Daten, die der Melder in die Meldung eingibt.
Die Meldung oder der Anhang zur Meldung kann personenbezogene Daten enthalten, wenn der Melder beispielsweise die Person identifiziert, deren Tätigkeiten Gegenstand der Meldung sind. Falls gewünscht, kann der Anmelder auch seinen eigenen Namen und seine Kontaktangaben angeben. Typische personenbezogene Daten, die in das System eingespeist werden, könnten daher sein:
- Name und Kontaktangaben des Meldenden
- Der Name der Person, die Gegenstand der Meldung ist, und eine Beschreibung der möglichen illegalen Aktivitäten dieser Person
Wir hoffen, dass die Melder keine sensiblen personenbezogenen Daten in die Meldung aufnehmen, es sei denn, sie sind für die Meldung ausdrücklich erforderlich.
Die Verarbeitung der Meldungen und der darin enthaltenen personenbezogenen Daten beruht auf der gesetzlichen Verpflichtung der JOT Automation AG zur Aufrechterhaltung des Meldeweges (Richtlinie 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden) und dem berechtigten Interesse der JOT Automation AG an der Untersuchung von Unregelmäßigkeiten und der Sicherung der Betriebsabläufe der Organisation.
4. Aufbewahrungsfristen
Die Meldungen werden dauerhaft archiviert, so dass es möglich ist, auch nach der eigentlichen Untersuchung des gemeldeten Sachverhalts Beobachtungen und Berichte dazu zu erstellen. Auf diese Weise wird auch die Integrität der Meldungen sichergestellt, so dass die Korrektheit der Nutzung des Meldungskanals und die Bearbeitung der Meldungen im Nachhinein überprüft werden kann und nachgewiesen werden kann, welche Meldungen der Organisation über den Kanal zur Kenntnis gebracht wurden.
5. Übermittlung und regelmäßige Offenlegung von Daten
Eine Weitergabe von Daten an Dritte ist nur im Rahmen und im Umfang des geltenden Rechts oder mit gesonderter Zustimmung der betroffenen Person zulässig.
Die Daten werden nicht außerhalb der EU oder des EWR offengelegt oder übertragen.
6. Schutz der Daten
Die Pflege des Benachrichtigungskanals wurde bei einem externen Dienstleister als SaaS-Dienstleistung eingekauft. Dadurch wird sichergestellt, dass keine Person innerhalb der JOT Automation Gruppe in der Rolle der Systementwicklung oder -wartung Zugriff auf die Informationen im System hat.
Nur ausgewiesene Meldungsbearbeiter der JOT Automation Group sind berechtigt, auf das System zuzugreifen und die Daten im System zu bearbeiten. Sie haben jeweils persönliche IDs im System. Der Kanal ist technisch und administrativ so geschützt, dass der Systemadministrator keinen Zugriff auf die Meldungen und auch nicht auf die Daten des Meldenden hat.
Es werden keine Informationen über den Meldenden im System gespeichert, es sei denn, der Meldende selbst gibt sie in der Meldung nicht an. Die Person erhält einen Zahlencode, der es ihr ermöglicht, sich einzuloggen und die Bearbeitung der Meldung zu überwachen, nachdem die Meldung erfolgt ist. Diese Meldungsnummer ist die einzige Möglichkeit, nachträglich eine Verbindung zur Meldung herzustellen. Daher muss die Person den Nummerncode für sich selbst notieren.